november 2019

Virtual Assistants doen veel meer dan administratie alleen!

“Wat doet een Virtual Assistant nu eigenlijk zoal?” is een vaak voorkomende vraag. Wel, dat hangt er vanaf waarin hij/zij expertise heeft. Dat kan dus vanalles zijn.

Virtuele Assistenten ondersteunen de zelfstandige ondernemers met datgene waar zij geen tijd of goesting voor hebben, of geen kaas van hebben gegeten. Door samen te werken met een VA kan een ondernemer zich weer bezighouden met zijn corebusiness. Met datgene waarvoor hij zelfstandige is geworden.

De ondersteuning die een VA biedt, kan erg uiteenlopend zijn. Elk type VA heeft zijn eigen kennis, ervaring en expertise.

Virtual Office Assistants

Als men al gehoord heeft van een VA, dan is het meestal in deze context. VA’s die algemene administratieve ondersteuning aanbieden. Ze maken facturen, volgen betalingen op, enzovoort. Zij bekommeren zich over de backoffice van de onderneming.

Virtual Business Assistants

Dat zijn VA’s die de ondernemer bijstaan op vlak van business-support. Zij kennen de klappen van de zweep van het runnen van een bedrijf. Zij zijn als het ware de “bedrijfsleider”. Zij zorgen ervoor dat de business draait, veel meer dus dan alleen de administratieve rompslomp.

Virtual Personal Assistants

Deze VA’s zijn de rechterhand van de ondernemer. Organisatorisch nemen zij het volledig in handen, beheren de (persoonlijke) agenda, boeken de afspraak bij de tandarts. Maar zijn eveneens point of contact voor klanten en relaties. Zij schermen de ondernemer af zodat deze zich onbezorgd kan focussen op zijn business.

Uiteraard kan het ook perfect zijn dat jij als VA een aantal expertises combineert. Dat is prima! Maar waak er wel over dat je binnen je eigen expertise blijft. Zo kan je klant rekenen op de allerbeste service. En blijf jij energie krijgen van je werk!

Wil je graag weten welke taken een VA zoal kan doen? Download dan HIER de lijst met 101 taken en laat je inspireren!

Virtual Assistants doen veel meer dan administratie alleen! Meer lezen »

Vind ik makkelijk klanten?

Vind ik makkelijk werk als Virtual Assistant?

Is er wel voldoende werk voor al die VA’s?’ ‘Hoe vind ik makkelijk klanten?’ Dit zijn vragen die ik heel regelmatig krijg. En mijn antwoord is overduidelijk: ja!

Je kan niet alles alleen

Ondernemer word je omwille van een passie. Een passie voor een vak. Helaas komt er bij het ondernemen heel veel meer kijken dan alleen bezig zijn met je corebusiness: je administratie moet geregeld worden, je marketing, prospecteren,… noem maar op.

Grote(re) ondernemingen hebben daar verschillende departementen voor, maar kleine zelfstandigen nemen die taken er vaak bij, boven op hun dagelijkse activiteiten. Ze doen dat, omdat het moet, niet omdat ze het graag doen.

Ondernemers zijn er klaar voor!

Virtueel werken raakt steeds meer ingeburgerd. ‘Thuiswerken’ zit in het algemeen in de lift. Tools draaien vaker in de cloud.

Bedrijven die vroeger liever iemand naast hen op kantoor hadden, zien nu steeds vaker de meerwaarde in van de flexibele assistente op afstand.

Steeds groeiende markt

Daarnaast stijgt het aantal ondernemers nog elk jaar. Zo groeit het potentieel aan klanten ook op die manier.

Er zitten dus meer dan voldoende vissen in de vijver! Aan klanten geen gebrek dus!

Vind ik makkelijk werk als Virtual Assistant? Meer lezen »

10 tips om je mailbox onder controle te houden

Een uitpuilende mailbox zorgt bij veel mensen voor stress. Elke jaar wordt er een – e-mailloze vrijdag – gehouden. Hét ideale moment om even stil te staan bij de stroom aan elektronische berichten, waar maar geen einde aan lijkt te komen. Hieronder vind je enkele tips om die weer onder controle te krijgen.

De moderne tijd heeft veel verslavende techproducten voortgebracht: de smartphone, Facebook, Instagram. Maar ééntje die er met kop en schouders boven uitsteekt, is de e-mail. “Een kwart van onze werktijd gaat naar mailbeheer, we onderbreken voortdurend ons werk voor binnenkomende mails”, zei professor-emeritus Luc Chalmet van UGent en de Universiteit van Antwerpen eerder al. Maar ook daarnaast, tijdens vakanties of ’s avonds laat, zijn we er geregeld mee in de weer.

En dat heeft ook zo z’n gevolgen. Maar liefst 87% van alle werknemers lijdt onder een teveel aan mails. Meer dan de helft zegt dat ze door het aantal berichten soms door de bomen het bos niet meer zien. “Sorry voor de trage reactie” is dan ook een vaak voorkomende zin aan het begin van een e-mail. Om nog maar te zwijgen over de portie stress die veroorzaakt wordt door het mailverkeer.

Al is er een troost: als je druk bezig bent met het doorploegen van je mailbox, ben je belangrijk werk aan het verzetten. Toch? Mis poes. “Onderzoek toont aan dat 62% van de e-mails in een gemiddelde inbox niet belangrijk zijn”, reageert Robby Vanuxem, Managing Director bij rekruteringsexpert Hays België. “Werknemers focussen zich op het openen van mails, maar en niet op de prioriteit ervan.”

Dat vraagt dus om verandering. Laat je mailbox vandaag even onaangeroerd, maar onderneem daarna actie. De VUB heeft alvast 10 tips opgesteld om die overstromende inbox weer onder controle te krijgen.

1. Vraag je af of mail het juiste medium is.

Voor je een mail verstuurt, vraag je je best even af wat je ermee wilt bereiken. Wil je puur iemand informeren? Dan kan dat prima via mail. Als het gaat over een gevoeliger onderwerp of een discussie, dan is een face-to-face gesprek beter geschikt. Ook wanneer een deadline dringt en je binnen 5 minuten een antwoord nodig hebt, pak je beter even de telefoon op of ga je even langs bij een collega.

“Typen lijkt wel de standaard communicatievorm geworden te zijn. Maar moet je collega’s briefen of werknemers aansturen? Dan verloopt dat een pak efficiënter als je samen rond de tafel gaat zitten”, vindt ook Vanuxem.

2. Overlast heb je zelf in de hand: verstuur er minder, dan ontvang je er ook minder

Het is een beetje kort door de bocht, maar als we allemaal minder mails vesturen, krijg je op termijn ook minder berichten in je mailbox.

3. Val niemand lastig met mails tijdens weekends of vakantiedagen

Geef eerlijk toe: zou je dit zelf leuk vinden? Als je tóch een mailtje stuurt, moet je er ook niet vanuit gaan dat de andere je mail leest en beantwoordt.

4. Lees of beantwoord niet continu mails

Voortdurend je mailbox in de gaten houden, veroorzaakt stress en keldert je productiviteit. Het brein is nu eenmaal niet gemaakt om te multitasken. Als je dan voortdurend gestoord en afgeleid wordt door binnenkomende mails, is het moeilijker om geconcentreerd na te denken.

5. Gebruik out-of-office

Wanneer je meer dan 24 uur afwezig bent, doe je er goed aan om de ‘out of office’ in te stellen.

6. Stop de cc-terreur

Zet jij je collega of baas wel eens in ‘cc’ omdat je hoopt op die manier je verantwoordelijkheid te ontlopen (je baas is nu immers op de hoogte)? Dan ben je eigenlijk niet goed bezig. Dat heet paraplugedrag. ‘Cc’ gebruik je alleen maar als je een goede reden hebt om iemand te informeren. Bovendien betekent het dat de ‘cc’-persoon in kwestie de mail wel leest, maar er van hem of haar geen reactie verwacht wordt.

7. Zet push-berichten of geluidjes uit

Bleep, tuut of een vibrerende brrrrr. Als je geconcentreerd wilt werken, zijn die geluidjes en notificaties ronduit irritant. Je voert beter een vast tijdstip in om je mails te checken.

8. Hanteer een redelijke antwoordtijd

Als je niet reageert op een mail, blijft die vaak onbewust door je hoofd spoken. Niet goed voor je nachtrust, dus. Daarom beantwoord je je mails best binnen de 24 uur.

9. Hou je mail kort en bondig

Wat is het probleem? Zit je met een vraag? Wat verwacht je? En wanneer is de deadline? Veel meer moet er niet in een mail staan.

10. Scheid werk-en privémail

Af en toe een privé-bericht sturen via je werkaccount is heus niet zo erg. Toch doe je er goed aan om de twee te scheiden. Anders wordt het tijdens je vrije tijd, je weekend of op vakantie wel héél moeilijk om je werkmails te negeren.

Bron: HLN – VUB

10 tips om je mailbox onder controle te houden Meer lezen »

Scroll naar boven