E-mail is niet meer weg te denken uit ons dagelijkse leven. Het is een zeer handige en snelle manier om te communiceren met elkaar. Maar de overvloed aan elektronische berichten leidt vaak tot stress en zelfs tot een burn-out.

Dat wetende, is het belangrijk dat we er erg bewust en zorgvuldig mee omgaan! Zowel voor jezelf (hoe je dus je eigen mails beheert) als voor de ander (denk eerst 2 keer na alvorens je een mail verstuurt).

Hieronder enkele tips om je e-mailstress te verminderen.

1. Sluit je mailprogramma af, of zet minstens de meldingen uit

Velen hebben constant hun mailprogramma open staan en geeft elke binnenkomende mail een signaal (visueel of auditief). Dat is geen goed idee.

Het is belangrijk dat je – ofwel je mailprogramma afsluit – of toch minstens al die meldingen uitschakelt. Vergeet dat dan zeker ook niet te doen op je smartphone.

Experts raden aan om slechts 3 keer per dag je e-mail te checken. Op die manier kan je geconcentreerd blijven op je werk en word je niet constant afgeleid.

2. Mensen zijn gewoontedieren

Wanneer je steeds onmiddellijk op elke mail reageert, raken mensen dat snel gewend. Ze gaan dan ook steeds wanneer ze een mail sturen, per direct reactie van jou verwachten.

Stop daar mee! Laat je contacten weten dat je (vanaf nu) nog slechts op vaste momenten per dag je mail checkt. En dat ze jou – in dringende gevallen – best gewoon even bellen.

3. Afschuiven van verantwoordelijkheid

Een (on)bewuste bedenking die vele mensen maken is: “ik heb een mailtje gestuurd, dus is het nu de verantwoordelijkheid van die persoon waarnaar ik gemaild heb.”.

Foute redenering! Want het zou best kunnen dat je – om gelijk welke reden – gedurende een bepaalde periode geen mails kan checken. Dan kan je ook niet weten wat er op je ligt te wachten.

Een mooi voorbeeld daarvan is: “Mijnheer, ik heb gisterenavond per dringende mail nog een bestelling gedaan. En ik heb tot nu toe nog niets ontvangen.”

Tenzij je natuurlijk op een salesafdeling zit, of een andere job hebt waar permanentie moet worden voorzien voor de mailboxen, is dit niet jouw verantwoordelijkheid. Men kan tenminste even kort een belletje geven, zodat men zeker is dat de boodschap bij de ‘ontvanger’ is toegekomen. Pas dan is het zijn verantwoordelijkheid.

4. Organiseer je mailverkeer

Wanneer het moment daar is om je mails te checken en te behandelen, maak dan onderscheid in 3 verschillende soorten mails:

  • Quick-answers
  • Short to-do’s
  • Others

Uiteraard begin je eerst met alle reclame en ongewenste mails te verwijderen.

De quick-answers zijn die mails die slechts een zeer kort antwoord vereisten. Die kan je meteen – wanneer je ze leest – behandelen.

De short to-do’s zijn de mails waar een korte voorbereiding voor nodig is. Duplicaten van facturen bijvoorbeeld. Die behandel je best 1 x / dag. Je voorziet dan ook een blok in je agenda waar je hier tijd voor reserveert.

De others zijn al die mails waar een lange(re) voorbereiding voor nodig is. Bijvoorbeeld prijsoffertes maken en dergelijke. Dit plan je ook in in je agenda om te doen. Laat de afzender wel even weten wanneer hij een antwoord van jou kan verwachten.

Wanneer je op die manier te werk gaat, dan zorgt dat voor rust in je hoofd. Op die manier word je veel minder opgejaagd door de mailbox.

Wil je écht heel efficiënt aan de slag met je mails? Schrijf je dan in voor DEZE opleiding. Je leert er alles over.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top