admin

Heb jij soms ook het gevoel te verdrinken in al dat werk? Dat je een hele dag van het ene naar andere hebt gehold en aan het einde van de dag precies niets hebt gerealiseerd?

Je kan dan de volgende dag(en) wel vroeger opstaan en nog later aan het werk blijven, maar ook dat brengt weinig verandering.

Het moet dus anders! “Makkelijker gezegd dan gedaan” hoor ik je denken… en toch…

Ik geef je hieronder een aantal tips die je alvast een heel eind in de goede richting helpen:

• Wees geen slaaf van je e-mails!

Check je mails op vaste tijdstippen per dag en schakel verder je mailprogramma uit, zodat je niet gestoord wordt.

Ben je bang dat je dringende zaken zal missen? Zet dan in je handtekening dat ze – bij dringende gevallen – je jou moeten opbellen.

• Maak een duidelijke planning (in je agenda)

Om gestructureerd te werk te gaan, is het belangrijk dat je de zaken goed plant.

Maak blokken in je agenda waar je een takenlijstje aan koppelt en je in dat ‘blok’ al die kleinere taken afwerkt.

Voor grotere taken, maak je een apart blok in je agenda.

• Kom afspraken na, ook met jezelf

Het is belangrijk dat je afspraken nakomt. Dat hoef ik je niet te vertellen!

Laat klanten dan ook weten wanneer ze van jou een reactie of antwoord kunnen verwachten. Stel daarin haalbare termijnen.

Maar ook voor taken die je voor jezelf moet afmaken: stel een deadline en kom die ‘afspraak’ ook na.

• Zorg ervoor dat je zo weinig mogelijk gestoord wordt

Je kan pas goed en geconcentreerd aan iets werken, wanneer je je kan focussen op je werk. Zorg er dus voor dat je zo weinig mogelijk gestoord kan worden.

Zet je gsm uit (of schakel hem door), spreek met collega’s af dat ze je enkel in heel dringende gevallen mogen storen. In alle andere gevallen, moeten ze gewoon even afspreken wanneer ze jou willen spreken.

Wil je meer van deze tips in je mailbox, volledig gratis? Meld je dan snel aan via deze link.

“Tijd om te sporten, of om een boek te lezen? Dat heb ik al lang niet meer.” Het is een vaak gehoord excuus wanneer ik met ondernemers spreek. Vroeger had ik ook dat probleem. Ik was constant in de weer en tijd voor me-time was er niet. Eigenlijk is het helemaal niet zo moeilijk om daar verandering in te brengen!  Slechts 2 gouden regels!

Maak een afspraak met jezelf

Plan je momenten dat je tijd voor jezelf wil in je agenda, net zoals alle andere afspraken. En maak er een terugkerende gebeurtenis van.

• Wil je wekelijks een uurtje sporten? Zet het in je agenda op het moment dat het jou best uitkomt. Herhaal dit wekelijks.
• Wil je graag een keer per maand met je vriendinnen gaan koffiekletsen? Zoek dan een moment dat het iedereen past (bijvoorbeeld elke 3^e woensdagmiddag van de maand). En plan dit meteen ook maandelijks in.
• Wil je er graag een weekje (alleen) tussenuit? Super! Gewoon een kwestie van het in je agenda te zetten voor dit jaar en volgend jaar.

Zo kan je al je andere zaken inplannen rond deze vaste momenten.

Hou jezelf aan je afspraak

Vaak is men snel geneigd om afspraken met zichzelf te verschuiven, of te schrappen. Doe dat niet! Een afspraak is een afspraak! Ook al is dat met jezelf. En hou je daar ook aan, net zoals je dat doet voor een afspraak met een klant.

En kunnen je vriendinnen een keertje niet? Geen probleem, in plaats van die afspraak uit je agenda te schrappen, vul je die tijd in met andere leuke dingen voor jezelf.

Doen wat je graag doet!

En zo heb ik elke vrijdagochtend een afspraak met mijn tennisleraar. Plan ik elke maand een vrij dagje volledig voor mezelf. En trek ik er elke 3 maanden een paar dagen tussenuit om aan mijn business te werken.

Ik kan het iedereen aanraden!

Heb jij ook wel eens een dipje? Momenten dat het lastig is om klanten te vinden? Of dat je worstelt met je zelfvertrouwen? Dat er een aantal zaken niet lopen zoals je wil? Weet dan dat dat heel normaal is! Iedereen heeft zo’n perioden in zijn leven.

Wat hebben een topsporter en een ondernemer gemeen?

Meer dan je denkt. Topsporters leven voor hun sport. Ze trainen dagelijks, passen hun voeding aan, stemmen hun leefgewoonten erop af… kortom: ze leven voor hun sport.

Voor ondernemers is dat net hetzelfde. Je bent constant met je zaak bezig, bent vooruitstrevend, bedenkt wat je nog anders en beter kan doen,… ondernemen is just a way of life.

Plan van aanpak

Elke ondernemer heeft wel eens een dipje. Een moment dat je het gevoel hebt: het lukt me niet. Voor vele mensen werkt dat verlammend. Ze laten hun hoofd hangen, raken een beetje in paniek, weten niet goed meer wat te doen om de situatie weer om te keren. Dat komt omdat men geen plan van aanpak heeft.

Neem een voorbeeld aan topsporters

Topsporters hebben een duidelijk schema. Hun coach bepaalt het trainingsschema, overlegt met voedingsdeskundigen over het dieet, enzovoort. Wanneer er hier of daar iets niet loopt zoals het zou moeten, steekt men de koppen bij elkaar en gaat men wat zaken bijstellen. Of misschien net niet. Want het kan ook zijn dat bepaalde omstandigheden ervoor zorgen dat het resultaat niet is wat je had gehoopt.

Je kan niet elke match winnen!

Hoe hard een topsporter ook traint, hoe goed hij in topvorm is, ook hij wint niet elke match. Er zijn allerlei factoren die het resultaat mee bepalen. Als wielrenner kan je lek rijden. Of wanneer je als voetballer niet de juiste passes krijgt, kan je geen goal maken.

Maar het kan ook soms zijn dat de tegenstander té sterk is. Dat je – ondanks je topconditie en je geweldige prestatie – toch de wedstrijd niet kan winnen.

Leermomenten

Na elke wedstrijd analyseert de coach met de sporter. Waar ging het goed, wat kon anders of beter? Of… hoe kan je ervoor zorgen dat je de volgende keer wél de wedstrijd wint?

Doe dat ook als ondernemer. Wanneer een propsectiegesprek – waar je een super goed gevoel over had – toch niet heeft geleid tot een verkoop. Analyseer dan dat gesprek. Waar zou het fout kunnen gelopen zijn? En doe dat de volgende keer anders.

Onthoud 1 ding: je kan niet elke wedstrijd winnen! Maar enkel door nog meer te trainen, je strategie nog beter af te stemmen, zal je je kans vergroten om de volgende wedstrijd wél te winnen!

Een uitpuilende mailbox zorgt bij veel mensen voor stress. Elke jaar wordt er een – e-mailloze vrijdag – gehouden. Hét ideale moment om even stil te staan bij de stroom aan elektronische berichten, waar maar geen einde aan lijkt te komen. Hieronder vind je enkele tips om die weer onder controle te krijgen.

De moderne tijd heeft veel verslavende techproducten voortgebracht: de smartphone, Facebook, Instagram. Maar ééntje die er met kop en schouders boven uitsteekt, is de e-mail. “Een kwart van onze werktijd gaat naar mailbeheer, we onderbreken voortdurend ons werk voor binnenkomende mails”, zei professor-emeritus Luc Chalmet van UGent en de Universiteit van Antwerpen eerder al. Maar ook daarnaast, tijdens vakanties of ’s avonds laat, zijn we er geregeld mee in de weer.

En dat heeft ook zo z’n gevolgen. Maar liefst 87% van alle werknemers lijdt onder een teveel aan mails. Meer dan de helft zegt dat ze door het aantal berichten soms door de bomen het bos niet meer zien. “Sorry voor de trage reactie” is dan ook een vaak voorkomende zin aan het begin van een e-mail. Om nog maar te zwijgen over de portie stress die veroorzaakt wordt door het mailverkeer.

Al is er een troost: als je druk bezig bent met het doorploegen van je mailbox, ben je belangrijk werk aan het verzetten. Toch? Mis poes. “Onderzoek toont aan dat 62% van de e-mails in een gemiddelde inbox niet belangrijk zijn”, reageert Robby Vanuxem, Managing Director bij rekruteringsexpert Hays België. “Werknemers focussen zich op het openen van mails, maar en niet op de prioriteit ervan.”

Dat vraagt dus om verandering. Laat je mailbox vandaag even onaangeroerd, maar onderneem daarna actie. De VUB heeft alvast 10 tips opgesteld om die overstromende inbox weer onder controle te krijgen.

1. Vraag je af of mail het juiste medium is.

Voor je een mail verstuurt, vraag je je best even af wat je ermee wilt bereiken. Wil je puur iemand informeren? Dan kan dat prima via mail. Als het gaat over een gevoeliger onderwerp of een discussie, dan is een face-to-face gesprek beter geschikt. Ook wanneer een deadline dringt en je binnen 5 minuten een antwoord nodig hebt, pak je beter even de telefoon op of ga je even langs bij een collega.

“Typen lijkt wel de standaard communicatievorm geworden te zijn. Maar moet je collega’s briefen of werknemers aansturen? Dan verloopt dat een pak efficiënter als je samen rond de tafel gaat zitten”, vindt ook Vanuxem.

2. Overlast heb je zelf in de hand: verstuur er minder, dan ontvang je er ook minder

Het is een beetje kort door de bocht, maar als we allemaal minder mails vesturen, krijg je op termijn ook minder berichten in je mailbox.

3. Val niemand lastig met mails tijdens weekends of vakantiedagen

Geef eerlijk toe: zou je dit zelf leuk vinden? Als je tóch een mailtje stuurt, moet je er ook niet vanuit gaan dat de andere je mail leest en beantwoordt.

4. Lees of beantwoord niet continu mails

Voortdurend je mailbox in de gaten houden, veroorzaakt stress en keldert je productiviteit. Het brein is nu eenmaal niet gemaakt om te multitasken. Als je dan voortdurend gestoord en afgeleid wordt door binnenkomende mails, is het moeilijker om geconcentreerd na te denken.

5. Gebruik out-of-office

Wanneer je meer dan 24 uur afwezig bent, doe je er goed aan om de ‘out of office’ in te stellen.

6. Stop de cc-terreur

Zet jij je collega of baas wel eens in ‘cc’ omdat je hoopt op die manier je verantwoordelijkheid te ontlopen (je baas is nu immers op de hoogte)? Dan ben je eigenlijk niet goed bezig. Dat heet paraplugedrag. ‘Cc’ gebruik je alleen maar als je een goede reden hebt om iemand te informeren. Bovendien betekent het dat de ‘cc’-persoon in kwestie de mail wel leest, maar er van hem of haar geen reactie verwacht wordt.

7. Zet push-berichten of geluidjes uit

Bleep, tuut of een vibrerende brrrrr. Als je geconcentreerd wilt werken, zijn die geluidjes en notificaties ronduit irritant. Je voert beter een vast tijdstip in om je mails te checken.

8. Hanteer een redelijke antwoordtijd

Als je niet reageert op een mail, blijft die vaak onbewust door je hoofd spoken. Niet goed voor je nachtrust, dus. Daarom beantwoord je je mails best binnen de 24 uur.

9. Hou je mail kort en bondig

Wat is het probleem? Zit je met een vraag? Wat verwacht je? En wanneer is de deadline? Veel meer moet er niet in een mail staan.

10. Scheid werk-en privémail

Af en toe een privé-bericht sturen via je werkaccount is heus niet zo erg. Toch doe je er goed aan om de twee te scheiden. Anders wordt het tijdens je vrije tijd, je weekend of op vakantie wel héél moeilijk om je werkmails te negeren.

Bron: HLN – VUB