Dossiers

Bedrijven zijn steeds minder snel geneigd om een secretaresse in dienst te nemen. Dat heeft onder andere te maken met de hoge loonkost, maar ook met het feit dat ze niet (meer) voldoende werk voor hen hebben.

Ondernemers kiezen er dan vaak voor om het allemaal (weer) maar zelf te gaan doen. Maar daar worden ze niet blij van! Het houdt hun focus weg van hun corebusiness. Ze laten de zaken liggen… met alle gevolgen vandien…

Wanneer die ondernemers kennismaken met een Virtuele Assistente, dan gaat er een wereld voor hen open. Ze hebben eindelijk iemand die die vervelende taken van hen overneemt, én ze moeten ze enkel betalen voor de tijd dat ze hen nodig hebben. Wat wil een mens nog meer?

Maar wat is nu eigenlijk een Virtual Assistant (of kortweg VA)?

Een VA zorgt ervoor dat de (kleine) zelfstandig ondernemer zich kan focussen op zijn corebusiness. Hij/zij ondersteunt hem met die zaken die hij zelf niet graag doet of niet goed kan. En dat kan van alles zijn: administratie, marketing, sales,…

Een VA is in feite de ‘sparringpartner’ van de ondernemer. Hij/zij weet precies wat de ondernemer nodig heeft en neemt ook mee de touwtjes in handen. Een VA neemt initiatief, geeft advies & feedback. Met andere woorden: zij ontzorgt de zelfstandig ondernemer volledig zodat hij zich weer kan focussen op datgene waar hij ondernemer voor geworden is.

De job als traditionele secretaresse verdwijnt

“Automatisering” is ook in de administratieve wereld in zijn opmars. Denk maar aan de ontelbare administratieve pakketten of boekhoudpakketten die veel taken van de secretaresse overnemen. Het is nog niet veel langer dan 25 jaar geleden dat er nog steno-dactylo gegeven werd op school en alles moest verwerkt worden met een mechanische typmachine. Ondertussen neemt de spraaktechnologie al heel wat van die zaken over.

Maar ook de tijd van het manueel verwerken van de facturen in het boekhoudpakket, is ook al lang verleden tijd! Je legt je factuur op de scanner, die perfect kan lezen van welke leverancier de factuur is, wat het te boeken bedrag is én hij stelt zelfs een kostenrekening voor…

Jammer… hoor ik de échte administratievelingen denken… en ja, zo dacht ik er in het begin ook over. Er verdwijnen immers vele taken… en wat dan met de toekomst van een secretaresse?

Maar een hedendaagse secretaresse is veel meer dan dat! Ze is de rechterhand van de ondernemer, neemt alle klusjes uit handen die hem afleidt van zijn corebusiness.

Secretaresse wordt Persoonlijk Assistente

Uiteraard kan niet alles geautomatiseerd worden. Net omdat er vele repetitieve taken wegvallen, is er tijd voor andere dingen! Die zaken die ook heel erg belangrijk zijn voor de ondernemer!

Denk maar aan de ondersteuning op vlak van marketing, organisatie, klantenservice,… maar ook het op punt stellen en houden van de administratie. Dat maakt dat de invulling van het takenpakket van een secretaresse heel fel veranderd is in de loop der jaren.

Virtueel werken is de toekomst!

De tijd dat je – om nauw samen te werken – ook naast elkaar op kantoor moest zitten, is al lang verleden tijd! Er zijn oneindig veel tools die het “virtueel” of van-op-afstand-werken ontzettend makkelijk maakt.

Sowieso zijn er steeds meer webbased toepassingen, die je van op elke computer gewoon kan inloggen. En ook voor het delen van documenten zijn er ontelbare mogelijkheden (die trouwens ook nog eens veel veiliger en heel goed betaalbaar zijn).

Belgische ondernemers zijn er klaar voor!

In België is een VA nog relatief onbekend. Doch merk ik vooral het laatste jaar dat de Belgische zelfstandige ondernemers helemaal open staan voor deze nieuwe manier van werken!

Vroeger vond een ondernemer het belangrijk dat hij zijn secretaresse bij de hand had. Dat ze bij hem op kantoor zat en dat die allerhande administratieve klusjes deed, op zijn aansturen.

Vandaag de dag is dat helemaal anders!

Ik startte zelf in 1996, toen het internet nog heel pril was! Alles liep over de telefoonlijn en je moest inbellen om je mails te checken. Maar zelfs toen al waren er ondernemers (voornamelijk Nederlanders) die toch al open stonden voor het virtuele werk (al werd dat toen nog niet zo benoemd).

Belgen lopen – wat dat betreft – vaak wat achterop ten opzichte van de Nederlanders. Sinds een jaar of tien is deze manier van werken reeds helemaal ingeburgerd in Nederland.

In België merk ik pas de laatste 2 jaar dat ook zij klaar zijn voor deze nieuwe manier van werken. Lang niet alle ondernemers kennen het al, maar ze staan er wel voor open. En het is net dat wat maakt dat er een enorm potentieel is voor de VA’s in België.

Steeds groeiend aantal zelfstandige ondernemers

Het aantal zelfstandige ondernemers in België is nog nooit zo groot geweest. Er zijn ook nu weer heel wat records gesneuveld wanneer het gaat over startende ondernemers. En gelukkig maar!

Eindelijk nemen steeds meer mensen hun leven in eigen handen. Kiezen ze voor hun passie. Gaan ze doen wat ze graag doen.

VA is de job van de toekomst!

“De combinatie: virtueel werken (wat stevig in de lift zit) + het groeiend aantal zelfstandigen, maakt dat VA dé job van de toekomst is!”

Steeds meer bedrijven ontslaan hun secretaresses of hun administratief medewerkers. De automatisering is hiervoor de belangrijkste reden.

Maar dat betekent dat er erg veel mensen met veel kennis en ervaring plots op de arbeidsmarkt komen. Heel veel van hen zijn genoodzaakt om zich te heroriënteren. Want er zijn immers teveel secretaresses die op zoek zijn naar een nieuwe job als secretaresse (wat op zich een uitstervend ras is). En dat gaat in de toekomst alleen maar toenemen.

Expertise koppelen aan het ondernemerschap

Ik zei het al dat de taken van een Virtuele Assistente er anders uitzien dan van een traditionele secretaresse van vroeger. De tijd dat de ondernemer zegt wat de secretaresse moet doen, is (zeker bij de kleine bedrijven) al lang verleden tijd!

Dus ook daar is de rol van de Virtuele Assistente anders! De ondernemer verwacht dat de VA meedenkt met zijn zaak. Uitzoekt wat voor zijn business het best werkt. En dat hij zich daar zelf liefst nog zo weinig mogelijk zelf moet mee bemoeien…

Daarom is het ontzettend belangrijk dat je – als VA – goed op de hoogte bent van het ondernemerschap! Dat je weet welke zaken er belangrijk zijn en waarom. De ondernemer verwacht initiatief en meedenken in functie van zijn business.

Dat wil zeggen dat je als VA een goede kennis moet hebben van het hedendaags ondernemerschap. De nieuwe trends in administratie (welke pakketten er zoal zijn), de nieuwe trends van marketing, een goede kostprijsberekening moet kunnen maken, enzovoort. Uiteraard moet je dat niet allemaal ZELF kunnen, maar je moet er wel van op de hoogte zijn.

Alles begint bij jezelf & je eigen bedrijfje

Daarom heb ik het boek “101 Tips voor een succesvolle business als Virtual Assistant” geschreven. Hierin leg ik stap voor stap uit wat je allemaal moet doen om succesvol te zijn. Want een ondernemingsnummer aanvragen is niet moeilijk. Maar dan begint het pas.

Wil je als VA helemaal ondergedompeld worden? En op korte tijd een succesvolle eigen business uitbouwen? Daarvoor heb ik de VA Academy opgericht. Hier begeleid ik de (startende) VA’s in persoonlijke trajecten. Sta je met raad en daad bij met slechts 1 doel: ervoor te zorgen dat ook jij kan doen wat je graag doen. Want dat is en blijft mijn levensmissie.

Mensen die mij kennen, die vereenzelvigen deze uitspraak al met mij…  maar ik kan het niet genoeg herhalen…

“Jij bent altijd zo energiek & zo enthousiast”, zeggen mensen me vaak. Wel dat komt omdat ik ervoor heb gekozen datgene te doen wat ik graag doe. Daar krijg je immers energie van! Een logisch gevolg is dat je er automatisch vrolijk en enthousiast van wordt.

Uiteraard ziet mijn bedrijf er nu helemaal anders uit dan 20 jaar geleden. Alles begon met een passie voor administratie…  Ik ben nog van de generatie dat er nog geen computers waren en men het met typmachines moest stellen…  Ik was nog erg jong toen ik het erg leuk vond om allerlei teksten over te typen, boekjes te schrijven,…  een geboren secretaresse…

Ik startte dan ook op mijn 23^e mijn eigen zaak. Overdag werkte ik fulltime op de administratieve dienst van een regionaal ziekenhuis. Daar waren dokters-specialisten met een thuispraktijk die iemand zochten om hun administratie te verzorgen.

Een BTW-nummer aanvragen en hup…  ik was vertrokken…

Aan het einde van de eerste maand, mocht ik mijn eerste factuur maken. Op een factuur moet toch een bedrijfsnaam en een logo staan, bedacht ik me. Qua benaming kwam ik niet verder dan “Administratiekantoor Stessens Alison”. Iets beters kon ik niet verzinnen op dat moment…  Voor het logo zocht op het (prille) internet een afbeelding die aangaf wat ik deed: een computerscherm (zoals dat er destijds uitzag), een muis en een toetsenbord…

Zo, dat had ik dan al…

Maar dat was niet het enige wat ik me afvroeg… ik berekende het aantal uren dat ik had gewerkt en vermenigvuldigde dat met het uurtarief dat ik had afgesproken met de dokters. Pas toen ik het eindtotaal had berekend en me bedacht hoe hard ik daarvoor had moeten werken,… besloop me even het gevoel: oei, dat is precies niet zoveel.

Maar ik had er verder geen tijd voor om erbij te blijven stilstaan. Ik had het ontzettend druk: werken voor mijn klanten, ik had een man en jong kindje om voor te zorgen en het huishouden riep me ook steeds tot de orde…

Voor ik het wist, had ik “werk te veel en tijd te weinig”… 

Had ik nu het gat in de markt gevonden? Of had het (ook) met iets anders te maken?

Gaandeweg begon ik me te realiseren dat ik eigenlijk nooit echt had stilgestaan bij een prijsberekening.    Ik was zo blij dat ik de kans kreeg om voor die dokters aan de slag te gaan, dat ik mijn prijs laag genoeg zette, zodat ik de opdracht zeker binnen haalde.

De ‘tamtam’ deed zijn werk goed binnen het ziekenhuis. De ene dokter bracht de andere mee…  natuurlijk vertelden ze er in 1 adem bij hoe veel (of tenminste hoe weinig) mijn uurtarief was.

De grote sprong…

Na een aantal jaartjes mijn bijberoep te hebben gecombineerd met mijn job (eerst fulltime, daarna parttime), waagde ik in 2000 de grote sprong in het diepe zwembad…  niet wetende hoe diep het zwembad was, of hoe ver de overkant was, of ik de overkant wel zou halen, laat staan dat ik wist met welke ‘slag’ ik daar zou geraken… Je hebt er wel wat lef voor nodig om in dat diepe ijskoude water te springen.

1 ding wist ik zeker: ik zou aan de overkant geraken, al was het met de baksteenslag…

Je leert sneller zwemmen dan je denkt!

Omdat je geen vangnet hebt als zelfstandige, is er slechts 1 weg, en die is vooruit. Maar dat betekent niet dat je altijd tegen de golven in moet zwemmen. In tegendeel! Je kan die golven gebruiken om op te surfen, alleen moet je weten hoe.

Proefondervindelijk vaststellen, het jezelf allemaal leren of in de leer gaan bij diegenen die het pad al geëffend hebben?

Ik koos voor dat eerste…  maar dat zegt vooral iets over mijn persoonlijkheid. Ik doe alles graag op mijn eigen manier en hou wel van avontuur. Dat zorgde ervoor dat ik sommige stappen in de verkeerde volgorde zette, dat ik op een zandbank strandde… mijn bootje soms water maakte,… maar telkens opnieuw stelde ik mijn strategie bij en zat ik weer op koers.

Vraag raad aan diegenen die het als eens hebben voorgedaan

Ik heb van weinig zaken spijt in mijn leven. Maar mocht ik het opnieuw doen, zou ik het toch op een iets andere manier aanpakken. Ik heb vaak veel tijd en energie verspild en dus ook business & geld gemist omdat ik op zoek moest gaan…

• Wie is mijn ideale klant? En waar vind ik die?
• Wat is een juiste prijs voor mijn dienst (of product)?
• Hou ik me wel met de juiste dingen bezig?
• …

Pas toen ik advies ben gaan inroepen door collega ondernemers, kreeg ik de wind in de zeilen. Zij keken van op afstand mee naar mijn business en stelden mijn koers bij. Ze vertelden me dan ook nog hoe ik de zeilen moest zetten om het meeste wind te vangen en dus hard vooruit te gaan.

Door datgene te gaan toepassen wat zij mij vertelden, ben ik op korte tijd heel erg gegroeid. Is mijn business om minder dan 5 jaar uitgegroeid van een eenmanszaak waar ik kei hard in werkte, naar een bloeiende onderneming met enkele 10-tallen enthousiaste mensen die enkel datgene doen wat ze graag doen. En toen was het cirkeltje rond…

22 jaar later & wijzer

Vanuit mijn 22 jaar ervaring als zelfstandig ondernemer & mijn passie voor het vak, wil ik graag de (startende) zelfstandige ondernemers helpen ervoor te zorgen dat zij ook datgene kunnen doen wat ze graag doen. Waar ze uiteindelijk zelfstandige voor geworden zijn.

Het is allemaal niet zo moeilijk als je denkt!

Vaak hoor ik: “Ik zou wel willen, maar ik durf niet…”  Dat vind ik dan altijd zo jammer! Want als je je laat begeleiden door experts die jou ondersteunen bij de opstart, dan spaar je veel tijd, energie en geld. Ze vertellen jou stap voor stap wat je moet doen (en wat je zeker niet moet doen).

Op die manier is het ondernemerschap iets waar je gewoon heel vrolijk en enthousiast van wordt! Je doet wat je graag doet en je laat de rest aan anderen over.

Waar wacht je nog op?

Neem snel een kijkje op www.va-academy.be en make your dreams comes true!

Mensen die mij kennen, die weten dat ik nogal een vlotte prater ben… vanuit mijn passie en enthousiasme over dat waar ik mee bezig ben, kan ik uren vertellen.

Je kan je niet voorstellen hoe vaak ik te horen kreeg: ‘Ik schrik er niet van dat jij een goede verkoper bent… zoals jij het kan uitleggen’…

En niets is minder waar!

Om een goede verkoper te zijn, hoef je het niet goed te kunnen uitleggen. Integendeel zelfs: je moet vooral goed kunnen luisteren!

Pas toen een salestrainer mij dit inzicht gaf, begreep ik hoe het kwam dat ik toch niet zoveel verkocht als dat ik wel zou willen… Betekende dat dat ik dan niet veel verkocht? Jawel, gelukkig wel!

Mijn passie en enthousiasme heeft natuurlijk ook wel een heel aanstekelijke kant! Klanten merken gewoon aan mij dat ik een echte passie heb voor mijn vak. En uiteraard merken ze ook heel erg dat je kennis van zaken hebt, omdat ik al meer dan 20 jaar in het vak zit.

Maar toch kon het beter…

Ik vergeet nooit het moment dat ik een afspraak had met een potentiële klant, Ingrid genaamd. Ingrid is coach en heeft een hekel aan haar administratie. Ze zocht dan ook iemand die haar daarmee zou kunnen helpen, of beter gezegd: iemand die dat van haar zou kunnen overnemen. Ware het nu niet dat dat KNAL in onze corebusiness viel: administratieve ondersteuning bieden aan zelfstandige ondernemers die dat niet graag doen, maar die te weinig werk hebben om iemand daarvoor in dienst te nemen.

Los van het feit dat wij 100% konden bieden wat ze nodig had, klikte het ook nog eens heel erg op persoonlijk vlak. Dat resulteerde er al gauw in dat we voor dat we het goed en wel beseften 2,5 uur verder waren. Van die 2,5 uur was ikzelf minstens 2 uur aan het woord geweest…

Ik vertelde Ingrid in geuren en kleuren wat we allemaal konden doen: telefoon en mails beantwoorden, facturen maken en opvolgen, voorbereiding van de boekhouding. Maar ook dat we daar een eigen pakket voor hadden – speciaal voor trainers en coaches,… noem maar op…

Aan het einde van het gesprek had ik een super goed gevoel! We gaven elkaar niet gewoon een hand, maar een knuffel… Ingrid had ingezien dat ze die administratie niet langer zelf hoefde te doen, dus zij was ontzettend opgelucht. Ik was blij want ik had honderduit over onze dienstverlening kunnen praten. En er kwam niet eens 1 tegenwerping van haar…

Naar mijn gevoel wat het dus ‘geklonken’…

Ik stuurde Ingrid nog een offerte met alle prijzen van alles wat we besproken hadden. Een document van meer dan 10 bladzijden. Voor de volledigheid had ik echt alles wat we deden mee opgenomen. Zo kon ze écht zien wat we allemaal konden betekenen voor haar.

Toen ik na meer dan een week tijd nog steeds niets van haar had gehoord, begon ik me zorgen te maken. Niet over het feit of het wel zou doorgaan, maar wel of het wel in orde was met Ingrid. Ze was immers ook zo enthousiast en zag het helemaal zitten, dat het me verbaasde dat ik haar nog niet had gehoord.

Zoals het hoort, nam ik dan opnieuw contact met haar op en vroeg – bezorgd – hoe het met haar was.

Een beetje verbaasd zei ze: “Goed! Waarom?”

Ik vertelde haar dat ik me zorgen maakte omdat ik nog niets had gehoord van haar. Ze hoorde blijkbaar duidelijk in mijn stem dat ik opgelucht was dat ze oké was… Ik hoorde langs mijn kant in haar stem dat er toch iets was…. Gelukkig was het niet met haar gezondheid ofzo, maar was er iets anders wat ze me moest vertellen… Ze had voor een andere partij gekozen om haar te helpen met haar administratie…

Dat kwam als een donderslag bij heldere hemel bij mij! In mijn gedachten was ik al aan het werk voor haar en nu plots vertelde ze mij dat ze voor iemand anders had gekozen.

Omdat ik zo geschrokken was, was ik natuurlijk heel erg benieuwd naar de reden waarom ze voor die andere partij had gekozen. En het antwoord was duidelijk, maar tegelijkertijd ook vooral een eye-opener!

Ze zei me: jij hebt zoveel verteld dat ik door het bos de bomen niet meer zag. Die andere partij die vroeg mij wat ik precies wou en bood me dat aan wat ik nodig had. Dat was voor mij veel duidelijker. Daarom heb ik ook voor haar gekozen.

En daar stond ik dan… ik kreeg een inzicht om U tegen te zeggen…

Omdat ik van nature een enthousiaste prater ben en niet meteen zag hoe ik dat anders en beter kon aanpakken, sprak ik een salescoach aan. Toen ik mijn verhaal vol verontwaardiging vertelde aan hem, stelde hij mij 1 korte vraag: “Waarom denk je dat wij 2 oren en 1 mond hebben?”

Als verkoper is het heel erg belangrijk vooral te luisteren naar je klant! Het enige wat jij moet doen is de juiste vragen stellen. Vragen en doorvragen… op die manier krijg je een duidelijk beeld van wat je klant precies nodig heeft.

Blijkt nu dat dat echt een peanut is van wat jij allemaal te bieden hebt, dan is dat zo… laat je dan niet in de verleiding brengen om toch nu al in die eerste fase een meerverkoop te willen realiseren. Zorg ervoor dat je die kleine opdracht tot een goed einde brengt. Wanneer dat is gebeurd, dan heeft je klant vertrouwen in jou en kan je eventueel overgaan om een volgende dienst aan te bieden.

Mijn salestrainer had eigenlijk een leuk verhaaltje dat heel goed illustreerde waar het probleem zat. Het verhaaltje gaat als volgt:

Een dametje belt de loodgieter. Er is immers een probleem met de kraan in de badkamer. De loodgieter maakte een afspraak. Hij belde stipt op tijd aan bij die dame. Hij had in elke hand een grote gereedschapskist.

Dag mevrouw, zei hij, ik ben de loodgieter. U had gebeld?

Jawel mijnheer, zei de dame, ik had inderdaad gebeld. Kom maar binnen.

De loodgieter loopt naar de keuken en zet zijn 2 grote gereedschapskisten op de keukentafel. En hij kapt die kisten helemaal leeg. En hij zegt tegen die dame: “Kijk madammeke, ik ga jou zeker kunnen helpen, want kijk eens hoeveel materiaal ik bij heb… en als het hier niet tussen zit, dan heb ik in mijn camionette nog een heleboel extra materiaal.”

In feite interesseert het dat dametje niet hoeveel materiaal hij heeft en wat voor materiaal het allemaal is. Het belangrijkste voor haar is dat haar kraan in de badkamer gemaakt is.

Veel beter is het volgende scenario.

Datzelfde dametje belt diezelfde loodgieter om te zeggen dat er een probleem is met de kraan in de badkamer.

In plaats van dat de loodgieter aanbelt met 2 grote gereedschapskisten, belt hij aan zonder dat hij iets bijheeft.

Hij zegt: Dag mevrouw, zei hij, ik ben de loodgieter. U had gebeld?

Jawel mijnheer, zei de dame, ik had inderdaad gebeld. Kom maar binnen.

De loodgieter volgt de dame naar de badkamer. Daar laat ze zien met welke kraan ze een probleem heeft. De loodgieter bekijkt de kraan, analyseert het probleem.

Hij loopt naar zijn camionette, zoekt daar het juiste materiaal en repareert de kraan.

Bij welke situatie denk je dat het dametje het beste gevoel heeft?

Inderdaad: bij de tweede… uiteraard is het maar een verhaaltje, maar ’t is maar gewoon om duidelijk te maken dat je eerst het probleem van de klant moet ontdekken en dan met de gepaste oplossing komen.

Sindsdien wanneer ik bij een klant op gesprek ben, pak ik het helemaal anders aan! Het is eigenlijk niet zo belangrijk wat ik allemaal te bieden heb. Het verhaal van de klant is het belangrijkste!

Wanneer je de juiste vragen stelt en je blijft doorvragen, dan krijg je zo’n duidelijk beeld van wat de klant precies nodig heeft, dat de oplossing die je kan aanbieden voor de hand ligt.

Toen ik deze techniek nog niet toepaste vond ik prospectiegesprekken altijd vermoeiend… want tijdens mijn enthousiaste verhaal probeerde ik te detecteren bij de klant in welke richting zijn probleem eigenlijk zat.

Want… het is niet automatisch wat een klant vraagt dat het ook dat is wat hij nodig heeft. Vaak ligt het probleem dat hij heeft veel dieper. Enkel en alleen door vragen te stellen en te blijven doorvragen, krijg je het uiteindelijke probleem in het vizier.

En dan is het een kwestie van daar de juiste oplossing voor te bieden. Gegarandeerd dat je meer succes hebt bij het verkopen van je diensten!

Ook nood aan inzichten? Check HIER ons aanbod aan coachings.

Hoe vaak lees je het bij de openstaande vacatures: “Administratieve duizendpoot gezocht”.

Ik heb eens de proef op de som genomen en ben eens aan kijken naar welk soort profielen men vaak op zoek is, wanneer men “administratieve hulp” zoekt.

Vaak vind je de volgende zaken terug in zo’n profielomschrijving:

• Vriendelijk en klantgericht
• Administratief goed onderlegd
• Creatief (voor ontwikkelen van een folder)
• Goed analytisch inzicht
• Efficiënt
• Enthousiast en ondernemend
• Liefst ook nog meertalig (zodat ze teksten kunnen vertalen)

Als je dat nu eens goed bekijkt en analyseert, dan weet je dat het een “witte raaf” is waar je naar op zoek moet gaan.

• Oké “vriendelijk en klantgericht”: elke medewerker zou vriendelijk en klantgericht moeten zijn, dus oké nog.
• “Administratief goed onderlegd”: uiteraard, want anders zoek je geen administratieve duizendpoot.
• “Creatief, goed analytisch inzicht & efficiënt”: dit begrijp ik niet zo goed… ofwel ben je administratief sterk en goed georganiseerd, ofwel ben je creatief. Maar deze 2 competenties liggen ontzettend ver uit elkaar. En “efficiënt én creatief” zijn… hmmm lijkt me sowieso een uitdaging om daaraan te voldoen…
• En dan óók nog “meertalig” moeten zijn om teksten te vertalen… ‘vertalen’… dat is een vak apart! Een goede vertaling, doe je niet zomaar eventjes… en wat ben je nu met een half-goede vertaling… niets, toch?
• “Enthousiast en ondernemend”: je kan gewoon niet over al de bovengenoemde competenties beschikken… Ze liggen zo ver uit elkaar dat het onmogelijk is dat je die allemaal goed kan en graag doet. Hoe kan je daar dan in godsnaam enthousiast en ondernemend van worden?

Je weet zelf hoe het voelt iets te moeten doen wat je niet graag doet, of wat je niet goed kan. Knap vervelend hé! Je krijgt er geen energie van, je wordt er lastig van en je bent al helemaal niet tevreden over het resultaat.

Hoe kan je dit dan van jouw medewerker verwachten?

Eventjes terug naar het begin: waarom ben jij ondernemer geworden?

Omdat je iets doet met passie, omdat je over bepaalde vaardigheden beschikt, omdat je het leuk vindt om te doen… juist?

Het liefst zou je dan toch ook datgene doen wat je graag doet en wat je goed kan, en al de rest aan anderen overlaten, toch?

Wel het kan!

Omdat ikzelf ook de energie voelde wegstromen wanneer ik dingen moest doen die ik helemaal niet graag deed, heb ik een oplossing gezocht. Ik ben binnen mijn netwerk gaan kijken wie er mij kon helpen met datgene waar ik echt een hekel aan had, of waar ik echt niet goed in was. Of erger nog: wat absoluut noodzakelijk was om te doen, maar je het gewoon systematisch vooruit bleef schuiven. Dus, niet gebeurde… met alle gevolgen vandien.

Er is pas verandering in gekomen toen ik bedacht: wat zou er nu gebeuren wanneer ik mensen mij laat helpen met datgene wat ik niet graag doe, maar waar zij wél vrolijk van worden. Dat zou de ideale wereld zijn.

En zo heb ik me laten omringen door allemaal mensen die élk hun eigen expertise inzetten en zo mij ondersteunden. Op die manier werd er een geweldig resultaat neergezet.

Gevolg: een uiterst tevreden klant!

Vele ondernemers hebben vragen rond het versturen van nieuwsbrieven en e-mailings. Er valt ontzettend veel over te zeggen. Er zijn absolute voorstanders en hevige tegenstanders.

1 ding is zeker: e-mailing is en blijft een heel doeltreffende marketingtool, op voorwaarde dat je het op de juiste manier aanpakt.

Hieronder vind je 10 vaak gestelde vragen rond het versturen van e-mailings.

1. Mag ik zomaar naar iedereen mijn nieuwsbrief versturen?

Het antwoord is ja en nee. Op zich mag je iedereen opnemen op je mailinglist, op voorwaarde dat mensen zich ook weer kunnen uitschrijven. Het is echter geen aanrader om zomaar (onberekend) mails te gaan versturen naar een hele hoop onpersoonlijke mailadressen.

Sinds de GDPR wetgeving (ingevoerd mei 2018) zijn er extra spelregels waar je rekening mee moet houden.

1. Ben ik verplicht op een speciaal programma daarvoor te gebruiken? Of mag ik dat gewoon doen via mijn Outlook?

Omwille van het feit dat het wettelijk verplicht is, een uitschrijflink te voorzien, moet je een emailmarketingprogramma gebruiken.

Wanneer je die mails zou versturen via Outlook bijvoorbeeld, is die mogelijkheid er niet.

Maar los daarvan biedt een emailmarketingprogramma nog tal van andere voordelen!

1. Moet ik dan voor elk mailtje dat ik verstuur met een aanbod, versturen via dat programma?

Nee, dat hoeft nu ook weer niet.

Wanneer je iemand heel persoonlijk eenmalige een mailtje stuurt, is dat niet nodig. Wanneer je een mailadres hebt gekregen bijvoorbeeld tijdens een netwerkevent of je bent via een andere weg met iemand in contact, mag je die uiteraard een mailtje sturen met je aanbod.

1. Welk programma gebruik ik dan best?

Er zijn verschillende pakketten die je hiervoor kan gebruiken. Eén van de meest gekende tool daarvoor is MailChimp (www.mailchimp.com). Dit pakket wordt wereldwijd gebruikt en heeft heel wat mogelijkheden.

Wanneer je het handiger vindt om in het Nederlands aan de slag te gaan, is Autorespond (www.autorespond.nl) een leuke tool. Ook dat heeft heel wat mogelijkheden.

Al deze tools bieden ook nog heel wat andere voordelen! Je kan perfect zien hoeveel mensen je mail hebben geopend, hebben geklikt op welke link… enzovoort. Dit is heel handig om je marketingstrategie daar verder op af te stemmen. Je kan heel gedifferentieerd gaan mailen, zodat je de succesrate aanzienlijk verhoogt.

1. Maar ik ben niet zo handig met zo’n dingen…

Echt heel technisch moet je er niet voor zijn… Doch moet je er wel wat tijd insteken om een aantal zaken op te zetten.

Mocht je wat hulp of advies kunnen gebruiken: onze partner “Online met je business” helpt jou met veel plezier om met je e-mailmarketing van start te gaan. Of neemt het met heel veel plezier van jou over!

1. Ik heb een groot aanbod… Hoe moet ik dat dan precies aanpakken?

Als ondernemer heb je meestal meer dan 1 dienst of product in de aanbieding. En mogelijk hangt het ene ook heel nauw samen met het andere… Vele ondernemers komen dan in de verleiding om alles wat ze hebben in 1 nieuwsbrief te proppen…

Doe dat niet!

Je zal merken dat er weinig (of zelfs geen) reactie komt op je nieuwsbrief. Mensen zitten écht niet te wachten op lange mails met veel tekst… En al zeker niet wanneer ze niet meteen kunnen detecteren welk voordeel zij er kunnen uithalen.

1. Ik heb geen tijd en zin om elke week mij achter mijn computer te zetten om zo’n e-mailing de deur uit te sturen… Is er een manier dat dat ook makkelijker en efficiënter kan?

Ja hoor!

Je kan perfect een hele reeks van e-mailings voorbereiden en op een vooraf bepaald moment inplannen om uitgestuurd te worden. Je hoeft dan zelfs op dat moment niet eens achter je computer te zitten. Dat gaat allemaal vanzelf. Leuk toch!?

1. Wat kan ik verwachten aan respons na het uitsturen van een e-mailing?

Ik vrees dat je op het antwoord op deze vraag niet echt zit te wachten… Want het kan (zeker in het begin) wel eens heel ontnuchterend zijn!

Eén feit is zeker: wanneer je een doeltreffende e-mailmarketing wil doen, is het veel meer dan alleen maar af en toe een mailtje versturen. Wanneer je denkt dat – wanneer je een mailing uitstuurt – je orderboekje plots volstaat, kan ik meteen met de voetjes op de grond zetten. Je zal snel merken dat het best teleurstellend is wanneer je de statistieken bekijkt van de mensen die je mail hebben geopend, of mensen die op een link hebben geklikt. En al helemaal het aantal mensen die meteen contact met je opnemen nadat ze de mail hebben ontvangen.

1. Maar men zegt dat e-mailmarketing een onmisbare schakel is in je marketing. Hoe pak ik dat dan aan, zodat het toch succesvol is?

E-mailmarketing is inderdaad een onmisbare schakel in je marketing! En het kan inderdaad zeer effectief zijn, op voorwaarde dat je het op de juiste manier aanpakt. Je moet je er van bewust zijn dat weinig mensen van de eerste keer (van de eerste mail) kopen.

Je moet – dus als het ware – je prospecten gaan opwarmen. En net zoals het gaat met eten: opwarmen doe je geleidelijk aan, want anders brandt het aan.

1. Ik heb eens gehoord van een soort van “automatisering van mailings”. Wat is dat precies? En wat is daar het voordeel van?

E-mailmarketing is een intensief proces! Zeker wanneer je dat goed wil doen. Zoals in vraag 9 reeds gezegd, moet je stap voor stap je klant dichter bij een aankoop brengen. Je moet dus een scenario schrijven waarin je de klant bij de hand neemt om hem de weg te wijzen.

Het goede nieuws is dat je heel veel zaken kan automatiseren. Dat je met andere woorden slechts 1 keer de inspanning hoeft te doen en dat dan de trein automatisch loopt.

Wil je weten hoe je e-mailmarketing succesvol kan inzetten? Schrijf je dan zeker in voor de VOLGENDE opleiding.

Wil je liever gewoon geholpen worden in plaats van er zelf mee aan de slag te gaan? Neem dan even contact op met onze partner “Online met je business”. Zij helpen jou met veel plezier verder! En wat helemaal leuk is: als je lid bent van de community, krijg je nog een leuke korting ook.

Ben je nog geen lid van de community? Registreer je dan hier!

E-mail is niet meer weg te denken uit ons dagelijkse leven. Het is een zeer handige en snelle manier om te communiceren met elkaar. Maar de overvloed aan elektronische berichten leidt vaak tot stress en zelfs tot een burn-out.

Dat wetende, is het belangrijk dat we er erg bewust en zorgvuldig mee omgaan! Zowel voor jezelf (hoe je dus je eigen mails beheert) als voor de ander (denk eerst 2 keer na alvorens je een mail verstuurt).

Hieronder enkele tips om je e-mailstress te verminderen.

1. Sluit je mailprogramma af, of zet minstens de meldingen uit

Velen hebben constant hun mailprogramma open staan en geeft elke binnenkomende mail een signaal (visueel of auditief). Dat is geen goed idee.

Het is belangrijk dat je – ofwel je mailprogramma afsluit – of toch minstens al die meldingen uitschakelt. Vergeet dat dan zeker ook niet te doen op je smartphone.

Experts raden aan om slechts 3 keer per dag je e-mail te checken. Op die manier kan je geconcentreerd blijven op je werk en word je niet constant afgeleid.

2. Mensen zijn gewoontedieren

Wanneer je steeds onmiddellijk op elke mail reageert, raken mensen dat snel gewend. Ze gaan dan ook steeds wanneer ze een mail sturen, per direct reactie van jou verwachten.

Stop daar mee! Laat je contacten weten dat je (vanaf nu) nog slechts op vaste momenten per dag je mail checkt. En dat ze jou – in dringende gevallen – best gewoon even bellen.

3. Afschuiven van verantwoordelijkheid

Een (on)bewuste bedenking die vele mensen maken is: “ik heb een mailtje gestuurd, dus is het nu de verantwoordelijkheid van die persoon waarnaar ik gemaild heb.”.

Foute redenering! Want het zou best kunnen dat je – om gelijk welke reden – gedurende een bepaalde periode geen mails kan checken. Dan kan je ook niet weten wat er op je ligt te wachten.

Een mooi voorbeeld daarvan is: “Mijnheer, ik heb gisterenavond per dringende mail nog een bestelling gedaan. En ik heb tot nu toe nog niets ontvangen.”

Tenzij je natuurlijk op een salesafdeling zit, of een andere job hebt waar permanentie moet worden voorzien voor de mailboxen, is dit niet jouw verantwoordelijkheid. Men kan tenminste even kort een belletje geven, zodat men zeker is dat de boodschap bij de ‘ontvanger’ is toegekomen. Pas dan is het zijn verantwoordelijkheid.

4. Organiseer je mailverkeer

Wanneer het moment daar is om je mails te checken en te behandelen, maak dan onderscheid in 3 verschillende soorten mails:

• Quick-answers
• Short to-do’s
• Others

Uiteraard begin je eerst met alle reclame en ongewenste mails te verwijderen.

De quick-answers zijn die mails die slechts een zeer kort antwoord vereisten. Die kan je meteen – wanneer je ze leest – behandelen.

De short to-do’s zijn de mails waar een korte voorbereiding voor nodig is. Duplicaten van facturen bijvoorbeeld. Die behandel je best 1 x / dag. Je voorziet dan ook een blok in je agenda waar je hier tijd voor reserveert.

De others zijn al die mails waar een lange(re) voorbereiding voor nodig is. Bijvoorbeeld prijsoffertes maken en dergelijke. Dit plan je ook in in je agenda om te doen. Laat de afzender wel even weten wanneer hij een antwoord van jou kan verwachten.

Wanneer je op die manier te werk gaat, dan zorgt dat voor rust in je hoofd. Op die manier word je veel minder opgejaagd door de mailbox.

Wil je écht heel efficiënt aan de slag met je mails? Schrijf je dan in voor DEZE opleiding. Je leert er alles over.

• Less is more!

Bedenk zelf eens wanneer je iets op een website gaat zoeken en je moet daarvoor heel der teksten verslinden… hoe vaak doe je dat? De meeste mensen lopen weg van die ellenlange teksten.

Een website dient om je doelgroep te triggeren en te laten zien wat jij voor hem/haar zou kunnen betekenen. Hoe jij zijn/haar probleem kan oplossen…

Heel concreet en to the point!

• Betaalbare prijs!

Wanneer ik prijzen hoor van wat ondernemers voor de ontwikkeling van een website moeten betalen, word ik duizelig! Bedragen van € 6.000,00 tot € 10.000,00 voor een website hoor ik met de regelmaat van de klok vallen.

Vaak zijn dit websites waar heel veel toeters en bellen aanhangen die je als kleine zelfstandige ondernemer niet echt nodig hebt. Tenzij je heel specifieke behoeften hebt, is een eenvoudige website meer dan voldoende voor een kleine ondernemer.

• Triggerende teksten

Veel te vaak vertelt een website wat een bedrijf allemaal te bieden heeft. Natuurlijk moet dat ook aan bod komen op een website, maar de insteek vertrekt niet vanuit het aanbod, maar wel vanuit de behoefte van jouw doelgroep.

Let maar eens op hoeveel websites op hun homepage aangeven wat ze allemaal doen… allemaal leuk en aardig om te weten… maar je maakt pas écht het verschil wanneer je (zeker op de homepage) van je website de pijnpunten van je klant benoemt. Wanneer een bezoeker aan jouw website zich herkent in wat jij daar omschrijft aan pijnpunten, zal hij veel sneller geneigd zijn om op jouw website te blijven, dan wanneer het louter een opsomming is van wat je allemaal doet.

• Juiste look & feel

Een moderne en dure sportauto staat ook niet in een aftandse etalage!

Zorg er dus voor dat jouw website de juiste sfeer weergeeft. Dat een bezoeker aan jouw website alvast de sfeer kan opsnuiven van jouw bedrijf.

Door het kiezen van de juiste beelden zal jouw ideale klant zich aangesproken voelen.

• Goede weergave op alle toestellen

Steeds vaker surfen mensen naar een website vanop hun smartphone of een tablet. Zorg er dan ook voor dat jouw website op al dat soort toestellen, correct wordt weergegeven. Er is niets zo vervelend als wanneer je website niet gebruiksvriendelijk is op je smartphone of je tablet.

• Zorg dat er regelmatig wat beweging is op de website

Om je website hoger te laten scoren in Google, moet je ervoor zorgen dat er regelmatig beweging is op je website. Met beweging wordt niet alleen bedoeld dat je veel bezoekers moet krijgen, maar vooral dat je regelmatig iets toevoegt of wijzigt op je website. Op die manier scoort hij hoger in de zoekmachines.

E-mailing… steeds meer mensen hebben een hekel aan die overvloed aan e-mails. Logisch toch! Bedrijven gooien je mailbox vol met nieuwsbrieven, aanbiedingen, informatie… zonder dat je erom gevraagd hebt.

Maar het feit dat je er niet om gevraagd hebt is op zich niet het grootste probleem… het stoort je vooral omdat ze je om de oren slaan met aanbiedingen waar je geen behoefte aan hebt.

Want, stel dat een bedrijf je een mail stuurt met een aanbieding voor een nieuwe website, net op het moment dat jij een nieuwe website wil laten maken, stoort het jou veel minder, dan wanneer dat men diezelfde mail stuurt op het moment dat je totaal geen behoefte hebt aan een website.

Je vindt het toch ook niet leuk dat iemand je een aspirientje aanbiedt zonder dat je hoofdpijn hebt…

Beter 10 warme leads, dan 1.000 koude leads!

Vaak laten (startende) bedrijven zich verleiden tot het aankopen van mailingbestanden. Men gaat dat massaal mails beginnen uitsturen, in de hoop dat er mensen zijn die zitten te wachten op jouw aanbod. Het gaat je niet alleen veel tijd, energie en geld kosten,… het gaat je ook weinig opleveren.

Je moet ervoor zorgen dat de mailadressen die op je mailinglist staan “warme leads” zijn. Mensen die behoefte hebben aan jouw product of dienst.

Maar hoe doe je dat nu?

Eerst en vooral is het belangrijk om je juiste doelgroep te gaan bepalen.

Tip! Lees zeker ook de BLOG rond Personal Branding & Doelgroepbepaling. Dat gaat je helpen om een lijst samen te stellen met warme leads!

Wanneer je je doelgroep goed in beeld hebt, kan je deze op verschillende manieren gaan benaderen en gaan vragen naar hun mailadres.

• Via persoonlijk contact
• Via een opt-in op jouw website
• Via social media campagnes
• …

Zorg ervoor dat mensen hun gegevens aan jou bezorgen zodat je enkel die mensen die hebben aangegeven mogelijk interesse te hebben in jouw aanbod ook een mailtje stuurt. Je zal merken dat je veel meer respons krijgt op je mailtjes!

Heb jij soms ook het gevoel te verdrinken in al dat werk? Dat je een hele dag van het ene naar andere hebt gehold en aan het einde van de dag precies niets hebt gerealiseerd?

Je kan dan de volgende dag(en) wel vroeger opstaan en nog later aan het werk blijven, maar ook dat brengt weinig verandering.

Het moet dus anders! “Makkelijker gezegd dan gedaan” hoor ik je denken… en toch…

Ik geef je hieronder een aantal tips die je alvast een heel eind in de goede richting helpen:

• Wees geen slaaf van je e-mails!

Check je mails op vaste tijdstippen per dag en schakel verder je mailprogramma uit, zodat je niet gestoord wordt.

Ben je bang dat je dringende zaken zal missen? Zet dan in je handtekening dat ze – bij dringende gevallen – je jou moeten opbellen.

• Maak een duidelijke planning (in je agenda)

Om gestructureerd te werk te gaan, is het belangrijk dat je de zaken goed plant.

Maak blokken in je agenda waar je een takenlijstje aan koppelt en je in dat ‘blok’ al die kleinere taken afwerkt.

Voor grotere taken, maak je een apart blok in je agenda.

• Kom afspraken na, ook met jezelf

Het is belangrijk dat je afspraken nakomt. Dat hoef ik je niet te vertellen!

Laat klanten dan ook weten wanneer ze van jou een reactie of antwoord kunnen verwachten. Stel daarin haalbare termijnen.

Maar ook voor taken die je voor jezelf moet afmaken: stel een deadline en kom die ‘afspraak’ ook na.

• Zorg ervoor dat je zo weinig mogelijk gestoord wordt

Je kan pas goed en geconcentreerd aan iets werken, wanneer je je kan focussen op je werk. Zorg er dus voor dat je zo weinig mogelijk gestoord kan worden.

Zet je gsm uit (of schakel hem door), spreek met collega’s af dat ze je enkel in heel dringende gevallen mogen storen. In alle andere gevallen, moeten ze gewoon even afspreken wanneer ze jou willen spreken.

Wil je meer van deze tips in je mailbox, volledig gratis? Meld je dan snel aan via deze link.

“Tijd om te sporten, of om een boek te lezen? Dat heb ik al lang niet meer.” Het is een vaak gehoord excuus wanneer ik met ondernemers spreek. Vroeger had ik ook dat probleem. Ik was constant in de weer en tijd voor me-time was er niet. Eigenlijk is het helemaal niet zo moeilijk om daar verandering in te brengen!  Slechts 2 gouden regels!

Maak een afspraak met jezelf

Plan je momenten dat je tijd voor jezelf wil in je agenda, net zoals alle andere afspraken. En maak er een terugkerende gebeurtenis van.

• Wil je wekelijks een uurtje sporten? Zet het in je agenda op het moment dat het jou best uitkomt. Herhaal dit wekelijks.
• Wil je graag een keer per maand met je vriendinnen gaan koffiekletsen? Zoek dan een moment dat het iedereen past (bijvoorbeeld elke 3^e woensdagmiddag van de maand). En plan dit meteen ook maandelijks in.
• Wil je er graag een weekje (alleen) tussenuit? Super! Gewoon een kwestie van het in je agenda te zetten voor dit jaar en volgend jaar.

Zo kan je al je andere zaken inplannen rond deze vaste momenten.

Hou jezelf aan je afspraak

Vaak is men snel geneigd om afspraken met zichzelf te verschuiven, of te schrappen. Doe dat niet! Een afspraak is een afspraak! Ook al is dat met jezelf. En hou je daar ook aan, net zoals je dat doet voor een afspraak met een klant.

En kunnen je vriendinnen een keertje niet? Geen probleem, in plaats van die afspraak uit je agenda te schrappen, vul je die tijd in met andere leuke dingen voor jezelf.

Doen wat je graag doet!

En zo heb ik elke vrijdagochtend een afspraak met mijn tennisleraar. Plan ik elke maand een vrij dagje volledig voor mezelf. En trek ik er elke 3 maanden een paar dagen tussenuit om aan mijn business te werken.

Ik kan het iedereen aanraden!